Perceo › Politique de confidentialité

Politique de confidentialité

AuraScribe Inc. (NEQ 1182350810)

Version

2.1

En vigueur le

6 octobre 2026

Dernière mise à jour

6 octobre 2026

Questions

confidentialite@perceo.ca

1. Objet de cette politique

Cette politique explique comment nous recueillons, utilisons, communiquons, conservons et détruisons les renseignements personnels. Elle explique aussi vos droits et comment les exercer.

Elle s'applique au site perceo.ca, à l'application Perceo (app.perceo.ca) et à nos échanges avec vous (courriel, téléphone, démo, soutien).

Nous l'écrivons en termes simples. Si un passage n'est pas clair, écrivez-nous. Nous vous répondrons.

2. Qui nous sommes

Perceo est un logiciel pour les médecins et les cliniques du Québec. Il fait trois choses principales :

• il transcrit la consultation et prépare un brouillon de note clinique;
• il prépare les demandes de paiement à la Régie de l'assurance maladie du Québec (RAMQ) et les transmet quand le médecin le confirme;
• pour les cliniques qui le choisissent, il gère les rendez-vous, les appels, les messages et la télémédecine.

Perceo est exploité par AuraScribe Inc., société constituée au Québec, NEQ 1182350810. Adresse : 70, cour Villeneuve, Charlemagne (Québec) J5Z 4Y3. Dans ce texte, « nous » veut dire AuraScribe Inc.

Perceo n'est pas un dossier médical électronique (DME). La note appartient au médecin. Le médecin la verse dans le DME de sa clinique. Perceo garde les renseignements des patients peu de temps, puis les efface (section 15).

3. Mots utilisés

• Renseignement personnel : tout renseignement qui concerne une personne et permet de l'identifier, directement ou indirectement.
• Renseignement de santé : tout renseignement sur l'état de santé d'une personne, les soins reçus ou les services payés pour elle, y compris son numéro d'assurance maladie.
• Clinique : le médecin, la clinique, le groupe de médecine de famille (GMF) ou l'organisation cliente qui utilise Perceo. Un médecin seul est aussi une « clinique » dans ce texte.
• Utilisateur : une personne qui a un compte Perceo (médecin, infirmière, personnel de réception ou d'administration).
• Patient : une personne soignée par une clinique cliente, ou qui appelle cette clinique.
• Sous-traitant : une entreprise qui traite des renseignements pour nous, pour que nous puissions fournir Perceo.
• ÉFVP : évaluation des facteurs relatifs à la vie privée.
• Incident de confidentialité : un accès, une utilisation ou une communication non autorisés d'un renseignement personnel, sa perte, ou toute autre atteinte à sa protection.

4. Nos deux rôles et les lois applicables

Nous traitons des renseignements dans deux situations. Les règles ne sont pas les mêmes.

Les lois qui s'appliquent, selon le cas :

• la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec), modifiée par la Loi 25;
• la Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux (Québec, dite Loi 5), qui s'applique notamment aux cabinets privés de professionnels, donc à nos cliniques clientes;
• la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Canada), lorsqu'elle s'applique;
• les obligations déontologiques des médecins, dont les exigences du Collège des médecins du Québec sur les scribes IA.

5. Renseignements recueillis

Nous recueillons seulement ce qui est nécessaire aux fins décrites à la section 7.

5.1 Visiteurs du site perceo.ca

• Données techniques de connexion : adresse IP, type de navigateur, pages demandées, date et heure. Elles servent à faire fonctionner et à protéger le site.
• Vos préférences d'affichage (langue, thème clair ou sombre), gardées dans votre propre navigateur.

5.2 Demande de démo ou de fiche

• Nom, courriel, téléphone, nom de la clinique, région, type de pratique, message.
• Langue, type de demande, date et référence de la demande; choix facultatif de recevoir les communications de Perceo et version du texte de consentement.
• Pour un étudiant ou résident, une carte peut être transmise à notre équipe par courriel pour vérifier le statut. Son contenu n'est pas enregistré dans la base CRM; il peut demeurer dans la messagerie de l'équipe.

5.3 Utilisateurs

• Nom, courriel professionnel, rôle (médecin, infirmière, réception), organisation.
• Mot de passe, gardé sous une forme hachée, jamais en clair.
• Données de double authentification et, si vous le choisissez, un repère d'« appareil de confiance ».
• Pour un médecin : permis d'exercice, numéro de professionnel RAMQ, et, s'il les fournit, ses identifiants de services Web RAMQ (identifiant machine et mot de passe). Ces identifiants sont gardés chiffrés.
• Préférences dans l'application (modèles de notes, en-tête de lettre, délai de conservation choisi).
• Journal d'audit : qui a consulté, créé, modifié, signé, exporté ou transmis quoi, et quand. Adresse IP et appareil de la connexion.

5.4 Relation d'affaires avec la clinique

• Nom légal, adresse, personne-ressource, nombre de places, forfait, historique des factures.
• Les données de carte de paiement sont saisies chez notre fournisseur de paiement. Nous ne les voyons pas et ne les gardons pas.
• Échanges de soutien (courriels, billets, notes d'appel).

5.5 Patients — pour le compte de la clinique

6. Ce que nous ne recueillons pas

• Pas de vidéo de la consultation.
• Pas de données biométriques. La voix sert à la transcription, jamais à reconnaître une personne.
• Pas de géolocalisation.
• Pas de numéro de carte de paiement.
• Dictée en direct : l’audio est transformé en texte au fur et à mesure. Les fichiers importés pour transcription suivent un traitement temporaire distinct.

7. Pourquoi nous les utilisons

• Transcrire la consultation et préparer le brouillon de note que le médecin révise et signe.
• Proposer des codes de facturation, préparer les demandes de paiement RAMQ et les transmettre quand le médecin le confirme.
• Recevoir et afficher les réponses de la RAMQ, pour que le médecin corrige ou retransmette.
• Vérifier l'admissibilité d'un patient et gérer l'inscription, à la demande de la clinique.
• Gérer les rendez-vous, les appels et les messages de la clinique, si elle a ces modules.
• Créer, protéger et administrer les comptes. Prouver qui a fait quoi (journal d'audit).
• Détecter et bloquer les accès non autorisés et les abus.
• Répondre aux demandes de démo et de soutien.
• Envoyer la fiche demandée et, seulement avec votre consentement facultatif, les ressources et actualités de Perceo. Le lien de désabonnement permet de retirer ce consentement sans compte.
• Facturer l'abonnement et tenir nos livres comptables.
• Respecter nos obligations légales.

Nous ne vendons aucun renseignement personnel. Nous n'utilisons pas les renseignements des patients pour la publicité, la prospection ou la recherche. Nous ne faisons pas de profilage. Toute nouvelle fin exigerait un nouveau consentement, sauf si la loi le permet sans consentement.

8. Comment nous les recueillons

• Directement auprès de vous : formulaire de démo, création de compte, échanges de soutien.
• Par la clinique : ce que le médecin et son personnel saisissent dans Perceo.
• Par le micro du poste du médecin, quand il lance le scribe, avec le consentement du patient.
• Par l'application mobile Perceo : le micro du téléphone pour la dictée, et la caméra pour lire la carte d'assurance maladie (section 20.1).
• Par la ligne téléphonique de la clinique, si elle utilise l'agent Léa.
• Par les services Web de la RAMQ, à la demande du médecin.
• Par les services que la clinique branche elle-même (par exemple son courriel ou son calendrier), dans la mesure de ce qu'elle autorise.
• Automatiquement, par des témoins techniques nécessaires (section 20).

9. Consentement

9.1 Patients

Avant d'utiliser le scribe, le médecin doit obtenir le consentement explicite du patient. Il en discute avec lui de vive voix. Une affiche dans la salle d'attente ne suffit pas. Nous fournissons aux cliniques une fiche d'information pour les patients.

• Le patient peut refuser. Il reçoit alors les mêmes soins. Le médecin prend ses notes comme d'habitude.
• Le patient peut retirer son consentement à tout moment, même pendant la consultation. Le scribe est alors arrêté.
• Le médecin redemande le consentement si la consultation porte sur un sujet plus délicat, ou si l'outil change de façon importante. Nous avisons les cliniques de tout changement important (section 25).
• Pour un mineur ou une personne inapte, le consentement est donné selon les règles habituelles de la clinique et de la loi.

Pour un appel reçu par l'agent Léa, l'appelant est informé au début de l'appel qu'il parle à un agent virtuel et que l'appel est transcrit. Il peut demander à parler à une personne. message d'accueil de Léa

9.2 Utilisateurs et visiteurs

Vous pouvez retirer votre consentement en nous écrivant. Nous vous dirons si ce retrait nous empêche de fournir un service, par exemple garder votre compte actif.

10. Intelligence artificielle

10.1 Ce que fait l'IA dans Perceo

• Transcription : elle change la voix en texte (voir section 11).
• Rédaction : elle propose un brouillon de note à partir de la transcription.
• Facturation : elle propose des codes d'acte, des suppléments et des diagnostics, à partir de la transcription, de la note et des règles de la RAMQ.
• Assistants : un assistant médical répond à des questions générales du médecin; un assistant d'aide explique l'application. Ils ne remplacent pas le jugement du médecin.
• Agent téléphonique Léa (module clinique) : il répond aux appels, prend les demandes de rendez-vous et indique un niveau d'urgence selon ce que dit l'appelant. Il ne pose pas de diagnostic.

10.2 Quels modèles

• Rédaction, facturation, assistants et Léa : modèle Gemini de Google, appelé par Google Cloud Vertex AI, dans la région de Montréal (northamerica-northeast1). Les données de santé ne sont envoyées à aucun autre modèle. Si Vertex AI n'est pas joignable, la demande échoue; elle n'est pas envoyée ailleurs.
• Transcription clinique : Azure Speech, région Canada East. La téléphonie Léa n’est pas activée dans la livraison de qualification.

10.3 Nos engagements

• Pas d'entraînement. Nous n'utilisons pas les renseignements des patients ni des utilisateurs pour entraîner des modèles d'IA. Nous configurons nos fournisseurs pour qu'ils ne le fassent pas non plus.
• Révision humaine obligatoire. La note est un brouillon. Le médecin la relit, la corrige et la signe. Il vérifie chaque demande de paiement et confirme chaque transmission à la RAMQ.
• Aucune décision automatisée. Aucune décision sur une personne n'est prise uniquement par un traitement automatisé. Une personne décide toujours.
• Erreurs possibles. L'IA peut se tromper, omettre un élément ou en inventer un. C'est pourquoi la révision est obligatoire.
• Changements. Avant de changer de modèle ou de fournisseur d'IA, nous faisons une revue écrite. Nous avisons les cliniques si le changement est important.

I. La transcription par Azure Speech

La dictée clinique utilise Microsoft Azure Speech dans la région Canada East. L’audio est transmis par une connexion chiffrée et le texte est renvoyé à Perceo. Aucun repli automatique vers Deepgram n’est activé.

Selon Microsoft, la reconnaissance en temps réel traite l’audio en mémoire et ne conserve pas l’audio ni la transcription. Cette règle ne décrit pas la conservation des notes et transcriptions dans Perceo, détaillée à la section 15.

Les fichiers transmis pour transcription peuvent nécessiter un traitement temporaire sur le serveur. La téléphonie Léa n’est pas activée dans la livraison de qualification.

12. À qui nous communiquons des renseignements

• À nos sous-traitants (section 13), seulement ce dont ils ont besoin pour leur service.
• À la RAMQ, sur instruction du médecin : demandes de paiement, modifications, annulations, vérifications d'admissibilité, inscriptions. Le médecin transmet sous ses propres identifiants.
• À la clinique : les renseignements de ses patients et le journal d'audit de ses utilisateurs.
• Aux services branchés par la clinique, par exemple son courriel, son calendrier ou son outil de visioconférence, selon ce qu'elle autorise. La clinique a son propre contrat avec ces services.
• À un acheteur éventuel, en cas de vente ou de fusion de l'entreprise, avec les protections prévues par la loi. Les renseignements des patients restent soumis aux ententes avec les cliniques.
• Quand la loi l'exige, par exemple une ordonnance d'un tribunal. Nous en avisons la clinique, sauf si la loi l'interdit.

Nous ne communiquons rien d'autre sans consentement.

13. Nos sous-traitants

Chaque sous-traitant est lié par un contrat écrit. Il ne peut utiliser les renseignements que pour le service qu'il nous rend. Il doit les protéger et nous aviser de tout incident.

Ne sont pas nos sous-traitants : la RAMQ (organisme public, destinataire sur instruction du médecin), et les services que la clinique branche elle-même (par exemple Microsoft 365, Google Workspace, son fournisseur de paiement pour les liens de paiement).

Notre courtier de connexion (qui garde les autorisations d'accès aux services branchés) tourne sur nos propres serveurs. Il n'est pas un sous-traitant.

Avant d'ajouter ou de remplacer un sous-traitant qui traite des renseignements de patients, nous avisons les cliniques au moins 30 jours à l'avance.

14. Renseignements traités hors du Québec

Notre hébergement et le modèle d'IA sont au Québec. Certains services traitent des renseignements hors du Québec :

• Azure Speech : transcription clinique dans la région Canada East.
• Twilio (États-Unis), module clinique : appels et messages texte de la clinique.
• Les autres fournisseurs marqués hors Québec à la section 13.

Avant de communiquer un renseignement hors du Québec, nous faisons une ÉFVP. Nous tenons compte de sa sensibilité, de la fin de son utilisation, des mesures de protection prévues au contrat, et du régime juridique de l'endroit. Nous le communiquons seulement si l'évaluation montre qu'il bénéficiera d'une protection adéquate. Un renseignement traité aux États-Unis peut être visé par les lois de ce pays, y compris des demandes d'accès d'autorités.

15. Conservation et destruction

Nous gardons les renseignements le moins longtemps possible.

Les suppressions automatiques s'appliquent selon les durées indiquées ci-dessus et les règles propres à chaque service. Un renseignement supprimé peut rester dans une sauvegarde chiffrée jusqu'à la fin du délai de cette sauvegarde. Il n'est jamais restauré pour être utilisé. Si nous gardons des données pour des statistiques, elles sont d'abord anonymisées selon les règles de la loi.

À la fin du contrat, la clinique peut exporter ses données. Nous les détruisons ensuite et nous le confirmons par écrit.

16. Sécurité

Nous protégeons les renseignements par des mesures adaptées à leur sensibilité. Les principales :

• Connexions chiffrées (HTTPS) entre le navigateur, nos serveurs et nos fournisseurs.
• Champs sensibles chiffrés dans la base de données. Le NAM est recherché par une empreinte, pas en clair.
• Double authentification, verrouillage de session, fin de session après inactivité.
• Séparation des cliniques : chaque utilisateur appartient à une organisation, et ne voit que les données de celle-ci.
• Accès selon le rôle : un membre de la réception ne voit pas ce que voit le médecin.
• Journal d'audit des accès et des actions.
• Accès sur invitation seulement. Pas d'inscription libre.
• Les accès aux données sont limités par les droits de l'utilisateur et le cloisonnement par clinique; les consultations et les actions sont inscrites au journal d'audit.

Aucune mesure n'est parfaite. Nous décrivons l'état réel de chaque mesure — en place, testée, certifiée ou prévue — dans notre aperçu de sécurité, remis sur demande.

Perceo n'offre pas de chiffrement « de bout en bout » : nos serveurs doivent lire le texte pour produire la note.

17. Incidents de confidentialité

• Dès que nous avons connaissance d'un incident, nous prenons des mesures pour réduire le risque de préjudice et éviter qu'il se reproduise.
• Si des renseignements de patients sont touchés, nous avisons la clinique sans délai et nous lui donnons ce qu'il faut pour ses propres avis.
• Si l'incident présente un risque de préjudice sérieux, la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées sont avisées.
• Chaque incident est inscrit à notre registre des incidents.

18. Vos droits

Vous pouvez, sous réserve des exceptions prévues par la loi :

• Accès : savoir si nous détenons des renseignements sur vous et en obtenir une copie.
• Rectification : faire corriger un renseignement inexact, incomplet ou équivoque.
• Retrait du consentement à l'utilisation ou à la communication d'un renseignement.
• Portabilité : obtenir un renseignement que vous nous avez fourni dans un format technologique structuré et couramment utilisé, ou le faire transmettre à une autre organisation.
• Cessation de diffusion : demander que nous cessions de diffuser un renseignement ou de le rendre accessible par un lien, dans les cas prévus par la loi.
• Information : savoir à quelles fins nous utilisons vos renseignements, qui y a accès chez nous, combien de temps nous les gardons, et comment joindre le responsable.
• Plainte auprès de nous ou de la Commission d'accès à l'information.

19. Comment exercer vos droits

• Écrivez au responsable de la protection des renseignements personnels (section 23).
• Nous pouvons vous demander de prouver votre identité, pour ne pas remettre vos renseignements à quelqu'un d'autre.
• Nous répondons par écrit dans les 30 jours suivant la réception de la demande.
• La demande est gratuite.
• Si nous refusons, nous expliquons pourquoi et nous indiquons votre recours à la Commission d'accès à l'information.

20. Le site perceo.ca et les témoins

• Témoins nécessaires : l'application Perceo utilise des témoins pour garder votre session ouverte et la protéger. Sans eux, la connexion ne fonctionne pas.
• Préférences : le site garde votre langue et votre thème dans votre navigateur (stockage local). Ces données ne nous sont pas envoyées.
• Mesure d'audience : le site n'utilise aucun témoin de mesure d'audience ni de publicité. S'il en utilise un jour, il sera désactivé tant que vous n'y avez pas consenti par le bandeau.
• Polices de caractères : servies par notre propre serveur. Votre adresse IP n'est pas envoyée à un tiers pour les afficher.
• Liens externes : le site peut contenir des liens vers d'autres sites (par exemple la RAMQ ou nos réseaux sociaux). Leur propre politique s'applique.

20.1 L'application mobile Perceo

L'application mobile Perceo (Android et iOS) est réservée aux professionnels qui ont déjà un compte Perceo. On ne peut pas créer de compte dans l'application.

• Micro : utilisé seulement quand le médecin appuie sur le bouton de dictée. L'audio est envoyé par une connexion chiffrée pour être transcrit (section 11). Le fichier audio est effacé du téléphone après l'envoi.
• Caméra : utilisée seulement pour lire le numéro d'assurance maladie sur la carte du patient. La lecture se fait sur le téléphone. La photo n'est pas envoyée. Elle est effacée du téléphone tout de suite après la lecture. Seul le numéro lu est envoyé, pour vérifier l'admissibilité.
• Connexion : les jetons de session sont gardés dans le coffre sécurisé du téléphone (trousseau iOS, Keystore Android).
• Aucune publicité, aucune mesure d'audience, aucun suivi : l'application ne contient aucune trousse de publicité ou d'analyse. Elle n'utilise pas l'identifiant publicitaire ni la position du téléphone.
• Suppression : pour faire supprimer votre compte et vos renseignements, suivez la section 19.

21. Identification, localisation et profilage

Nous n'utilisons aucune technologie qui permet de vous identifier, de vous localiser ou d'établir votre profil. Si cela changeait, la fonction serait désactivée par défaut, et nous vous dirions comment l'activer.

22. Mineurs

Le site et les comptes Perceo sont destinés aux professionnels et au personnel des cliniques. Les renseignements de patients mineurs sont traités pour le compte de la clinique, selon les règles de consentement qui s'appliquent à elle.

23. Responsable de la protection des renseignements personnels

24. Plaintes

Écrivez d'abord au responsable. Nous accusons réception, nous examinons la plainte et nous répondons par écrit dans les 30 jours.

Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez vous adresser à la Commission d'accès à l'information du Québec.

25. Modifications et versions

• Chaque version porte un numéro et une date. Les versions antérieures restent consultables.
• Un changement important est annoncé sur cette page au moins 30 jours avant son entrée en vigueur. Les cliniques clientes en sont avisées par courriel.
• Un changement important est, par exemple : une nouvelle fin d'utilisation, un nouveau sous-traitant hors du Québec, un nouveau modèle d'IA, ou un délai de conservation plus long.
• La version française de cette politique fait foi.