Perceo › Conditions d'utilisation

Conditions d'utilisation

AuraScribe Inc. (NEQ 1182350810)

Version

2.0

En vigueur le

2 octobre 2026

Dernière mise à jour

2 octobre 2026

Questions

contact@perceo.ca

1. Acceptation et parties

Ces conditions forment un contrat entre AuraScribe Inc. (NEQ 1182350810), qui exploite Perceo, et la clinique qui s'abonne à Perceo.

Elles s'appliquent aussi à chaque utilisateur invité par la clinique. En utilisant Perceo, l'utilisateur accepte ces conditions.

Si un bon de commande ou une entente signée avec la clinique dit autre chose, ce document signé l'emporte sur ces conditions pour ce point précis. L'entente de traitement fait partie de ces conditions. Elle l'emporte pour tout ce qui touche les renseignements des patients.

2. Mots utilisés

• Nous : AuraScribe Inc.
• Perceo ou le service : le logiciel en ligne, ses applications, ses agents d'IA et le soutien qui s'y rattache.
• Clinique : le médecin, la clinique, le GMF ou l'organisation qui s'abonne. Un médecin seul est aussi une clinique.
• Utilisateur : une personne qui a un compte dans l'organisation de la clinique.
• Administrateur : l'utilisateur désigné pour gérer l'organisation de la clinique dans Perceo.
• Données de la clinique : tout ce que la clinique et ses utilisateurs saisissent, captent ou reçoivent dans Perceo, y compris les renseignements des patients.
• Contenu produit par l'IA : transcriptions, brouillons de notes, codes proposés, résumés et réponses produits par Perceo.
• Bon de commande : le document qui précise le forfait, le nombre de places, les modules et le prix.

3. Ce qu'est Perceo

Perceo aide le médecin à documenter et à facturer. Selon le forfait, il permet :

• de transcrire la consultation et de préparer un brouillon de note;
• de préparer des demandes de paiement à la RAMQ, de les transmettre sur confirmation du médecin, et d'afficher les réponses de la RAMQ;
• de vérifier l'admissibilité d'un patient et de gérer son inscription;
• de gérer la journée, le calendrier et les modèles de notes;
• pour les cliniques qui les choisissent : l'agent téléphonique Léa, les messages texte, la télécopie, le courriel, la télémédecine, les liens de paiement et le tableau de bord des revenus.

Le contenu exact de chaque forfait est dans le bon de commande. Nous pouvons améliorer Perceo avec le temps. Nous ne retirons pas une fonction essentielle d'un forfait en cours sans préavis de 30 jours.

4. Ce que Perceo n'est pas

• Pas un dossier médical électronique (DME). Le dossier officiel du patient reste dans le DME de la clinique. Perceo efface les notes après un court délai (voir la politique de confidentialité).
• Pas un outil de diagnostic. Perceo ne pose pas de diagnostic et ne recommande pas de traitement. Il ne remplace pas le jugement du médecin.
• Pas une agence de facturation. Perceo est un logiciel. Le médecin transmet ses demandes sous ses propres identifiants RAMQ. Nous ne facturons pas en son nom et ne recevons pas ses paiements.
• Pas un conseil juridique, fiscal ou de facturation. Les codes proposés sont des suggestions. Le médecin décide.
• Pas un service d'urgence. L'agent Léa ne remplace pas le 911 ni Info-Santé 811. Il dirige les urgences vers ces services.

5. Accès, organisation et rôles

• Sur invitation. Il n'y a pas d'inscription libre. Une clinique accède à Perceo après une démo, sur invitation de notre part.
• Une organisation par clinique. Chaque utilisateur appartient à une organisation, même un médecin seul.
• Un administrateur. Chaque organisation a un seul administrateur. Il invite et retire les utilisateurs, et gère les réglages de l'organisation. Pour un médecin seul, c'est le médecin.
• Rôles. Le rôle suit le métier : médecin, infirmière, réception. Chaque rôle voit seulement ce dont il a besoin.
• Places. Le nombre de places est fixé au bon de commande. Chaque organisation reçoit au moins une place de réception sans frais. Seuls nous pouvons changer le nombre de places, à la demande de la clinique.
• Utilisateurs autorisés seulement. La clinique invite seulement ses médecins, son personnel et ses mandataires, pour les besoins de sa pratique.
• Départs. La clinique retire l'accès d'un utilisateur dès qu'il n'en a plus besoin, par exemple à son départ.

6. Comptes et sécurité

• Chaque compte est personnel. Il est interdit de partager son mot de passe ou sa session.
• La connexion se fait par courriel, mot de passe et double authentification.
• L'option « garder cet appareil » est à utiliser seulement sur un poste que vous contrôlez.
• Verrouillez votre poste quand vous le quittez.
• Avisez-nous sans délai si vous croyez qu'un compte est compromis : securite@perceo.ca.
• La clinique est responsable de la sécurité de ses postes, de son réseau, de ses micros et de ses navigateurs.
• Seul le propriétaire de la plateforme peut réinitialiser la double authentification d'un compte, après vérification d'identité.

7. Obligations professionnelles du médecin

Le médecin reste seul responsable de sa pratique. En particulier, il s'engage à :

• Obtenir le consentement explicite du patient avant d'utiliser le scribe, de vive voix, et le noter au dossier. Le redemander si le sujet devient plus délicat ou si l'outil change de façon importante. Arrêter le scribe si le patient refuse ou se retire.
• Informer le patient que l'audio est traité en direct aux États-Unis par notre fournisseur de transcription, et qu'il n'est pas conservé.
• Relire, corriger et signer chaque note avant de la verser au dossier. Corriger toute erreur, omission ou invention de l'IA.
• Vérifier chaque demande de paiement avant de confirmer sa transmission à la RAMQ.
• Verser la note signée dans le DME de la clinique avant la fin du délai de conservation choisi dans Perceo.
• Respecter les règles de son ordre professionnel, dont celles du Collège des médecins du Québec sur les scribes IA.
• Réaliser l'ÉFVP de son milieu de travail quand la loi ou son ordre l'exige. Nous fournissons un dossier d'appui sur demande.

8. Contenu produit par l'IA

• Tout contenu produit par l'IA est un brouillon. Il peut contenir des erreurs, des omissions ou des éléments inventés.
• Il ne doit jamais être utilisé sans révision par un professionnel qualifié.
• Les assistants de Perceo donnent de l'information générale au médecin. Ils ne donnent pas de conseil médical aux patients.
• Signalez-nous toute erreur importante. Elle nous aide à corriger nos règles et nos gabarits. Nous n'utilisons pas les données des patients pour entraîner des modèles.
• Nous pouvons changer de modèle ou de fournisseur d'IA. Nous avisons la clinique de tout changement important, pour qu'elle puisse redemander le consentement si nécessaire.

9. Facturation RAMQ

9.1 Identifiants du médecin

• Chaque médecin transmet sous ses propres identifiants : son numéro de professionnel et le numéro de transmission de l'agence de facturation qu'il a ouverte à la RAMQ (par exemple une agence personnelle), avec Perceo comme logiciel.
• L'accès aux services Web de la RAMQ se fait par un identifiant machine propre à chaque professionnel et à chaque service. La RAMQ exige de changer son mot de passe tous les 90 jours.
• Le médecin, ou la clinique, est responsable de demander ces identifiants à la RAMQ, de les garder valides et de les renouveler. Perceo avertit avant l'échéance
• Nous gardons les identifiants chiffrés et les utilisons seulement pour les transmissions que le médecin demande.

9.2 Ce que Perceo fait et ne fait pas

• Perceo prépare la demande, la vérifie selon les règles connues, et la montre au médecin.
• Rien n'est transmis à la RAMQ sans la confirmation du médecin. La transmission et la retransmission demandent chacune une confirmation.
• Perceo affiche les réponses de la RAMQ : acceptations, refus, codes d'explication, paiements.
• Perceo ne garantit pas qu'une demande sera acceptée ni payée. La RAMQ décide.
• Le médecin respecte les délais de facturation et de correction de la RAMQ. Perceo l'aide, mais ne remplace pas sa vigilance.
• Les services de la RAMQ peuvent être indisponibles ou changer leurs règles. Nous adaptons Perceo dès que possible, mais nous ne sommes pas responsables de ces interruptions.

9.3 Modes offerts

La transmission directe par services Web (facturation à l'acte) est offerte. Les autres modes (transmission en lot, vacation, salaire, mixte) sont offerts seulement quand ils ont passé les essais de la RAMQ. Le bon de commande précise les modes activés.

10. Modules de la clinique

10.1 Agent téléphonique Léa

• Léa répond aux appels de la clinique en français et en anglais, prend les demandes et indique un niveau d'urgence selon ce que dit l'appelant.
• Léa annonce au début de l'appel qu'il s'agit d'un agent virtuel et que l'appel est transcrit. L'appelant peut demander une personne.
• Léa ne pose pas de diagnostic. Elle dirige les urgences vers le 911 ou Info-Santé 811.
• La clinique révise les demandes prises par Léa. Elle reste responsable du suivi.
• Les appels sortants sont lancés par une personne de la clinique, jamais automatiquement.

10.2 Messages texte, télécopie et courriel

• La clinique envoie des messages seulement aux patients qui ont accepté d'en recevoir, et seulement pour les soins et les rendez-vous.
• La clinique respecte les lois sur les messages électroniques, dont la loi canadienne anti-pourriel.
• Chaque clinique a son propre numéro, pour que les réponses arrivent à la bonne clinique. La clinique peut garder son numéro actuel (renvoi ou transfert), selon ce que permet le fournisseur.

10.3 Télémédecine

La vidéo passe par l'outil de la clinique (par exemple Microsoft Teams ou Google Meet). La clinique est responsable de son compte et de ses réglages dans cet outil.

10.4 Liens de paiement

Les paiements des patients se font chez le fournisseur de paiement de la clinique, sous son propre compte marchand. Nous ne recevons pas ces sommes. modèle retenu pour les liens de paiement

10.5 Rendez-vous en ligne

Les patients n'ont pas de compte Perceo. La clinique peut brancher la prise de rendez-vous sur son propre site Web. Elle est responsable de l'information donnée aux patients sur ce site.

11. Services branchés par la clinique

La clinique peut brancher d'autres services à Perceo, par exemple son courriel, son calendrier ou son outil de visioconférence. La clinique :

• choisit ce qu'elle branche et les accès qu'elle autorise;
• a son propre contrat avec ces services;
• peut retirer un branchement à tout moment.

Nous ne sommes pas responsables du fonctionnement de ces services ni de leurs conditions.

12. Utilisation acceptable

Il est interdit :

• d'utiliser Perceo hors du cadre d'une pratique professionnelle légale;
• de capter une conversation sans le consentement requis;
• de saisir des renseignements sans droit de les utiliser;
• de partager un compte ou de laisser une personne non autorisée utiliser Perceo;
• de copier, décompiler ou désassembler Perceo, ou d'en extraire le code, les règles ou les modèles, sauf si la loi le permet malgré cette interdiction;
• d'extraire des données de Perceo par des moyens automatisés;
• de contourner une mesure de sécurité, de tester la sécurité de Perceo sans notre accord écrit, ou d'y introduire un code malveillant;
• de surcharger volontairement le service;
• de revendre Perceo ou de l'offrir à des tiers sans notre accord écrit;
• d'utiliser Perceo pour concevoir un produit concurrent.

13. Données de la clinique

• La clinique reste propriétaire des données de la clinique. Elle reste responsable des renseignements de ses patients.
• Elle nous autorise à traiter ces données seulement pour fournir Perceo, selon l'entente de traitement et la politique de confidentialité.
• Nous ne vendons pas ces données. Nous ne les utilisons pas pour entraîner des modèles d'IA.
• Nous pouvons utiliser des mesures techniques qui ne contiennent aucun renseignement personnel (temps de réponse, taux d'erreur, volume d'utilisation) pour faire fonctionner et améliorer Perceo.
• La clinique peut exporter ses données pendant le contrat. À la fin du contrat, les parties conviennent de l'export et de sa réalisation avant la destruction des données.

14. Propriété intellectuelle

• Perceo, son code, ses interfaces, ses règles, ses gabarits, ses marques et son logo appartiennent à AuraScribe Inc.
• Nous accordons à la clinique un droit d'utilisation non exclusif, non transférable, pour la durée du contrat et pour sa propre pratique.
• La clinique garde ses propres modèles de notes et son en-tête de lettre.
• Si vous nous faites une suggestion, nous pouvons l'utiliser librement, sans obligation envers vous.
• Les codes, règles et tarifs de la RAMQ appartiennent à la RAMQ.

15. Frais et paiement

• Le prix, le forfait, les places et les modules sont fixés au bon de commande.
• Les taxes applicables (TPS et TVQ) s'ajoutent.
• La périodicité et le mode de paiement sont ceux indiqués au bon de commande.
• Frais de mise en place ou de formation, s'il y en a : indiqués au bon de commande.
• Un retard de paiement de plus de 30 jours peut mener à la suspension (section 17), après un avis écrit.
• Nous pouvons changer nos prix pour la période suivante, avec un préavis écrit d'au moins 60 jours.
• Les frais de la RAMQ, des fournisseurs de téléphonie choisis par la clinique, ou de ses propres services branchés ne sont pas inclus, sauf mention au bon de commande.

16. Disponibilité et soutien

• Nous faisons des efforts raisonnables pour que Perceo soit disponible en tout temps.
• Les travaux d'entretien prévus sont annoncés à l'avance et faits en dehors des heures de clinique dans la mesure du possible.
• Perceo dépend de services externes (RAMQ, fournisseurs d'IA et de transcription, Internet). Leurs pannes peuvent rendre certaines fonctions indisponibles.
• Si la transcription ou l'IA ne fonctionne pas, le médecin peut toujours écrire sa note lui-même.
• Les modalités de soutien applicables sont indiquées au bon de commande. Un engagement de niveau de service (disponibilité mesurée, crédits) peut aussi y être prévu.

17. Suspension

Nous pouvons suspendre l'accès d'un utilisateur ou d'une clinique :

• immédiatement, si c'est nécessaire pour protéger la sécurité de Perceo, des patients ou d'autres clients, ou si la loi l'exige;
• après un avis écrit resté sans réponse 10 jours, en cas de retard de paiement ou de manquement à ces conditions.

Nous rétablissons l'accès dès que la cause est réglée. Pendant une suspension, les délais de conservation continuent de s'appliquer.

18. Durée et résiliation

• Le contrat commence à la date du bon de commande, pour la durée qui y est indiquée. Il se renouvelle pour la même durée, sauf avis contraire donné 30 jours avant la fin.
• Chaque partie peut résilier par avis écrit si l'autre ne corrige pas un manquement important dans les 30 jours suivant un avis.
• La clinique peut résilier si elle s'oppose à un nouveau sous-traitant, selon l'entente de traitement.
• À la fin du contrat : l'accès prend fin, la clinique peut exporter ses données pendant le délai prévu, puis nous les détruisons et nous le confirmons par écrit.
• Les sections sur la confidentialité, la propriété intellectuelle, la responsabilité, les sommes dues et le droit applicable restent en vigueur après la fin.

19. Garanties

• Nous fournissons Perceo avec compétence et selon les règles de l'art.
• Nous ne garantissons pas que Perceo sera sans erreur ni sans interruption, ni que le contenu produit par l'IA sera exact ou complet.
• Nous ne garantissons pas le paiement d'une demande par la RAMQ.
• Dans la mesure permise par la loi, aucune autre garantie n'est donnée.

20. Limitation de responsabilité

• Nous ne sommes pas responsables des décisions cliniques, des notes signées, ni des demandes transmises par le médecin. Il a le devoir de les vérifier.
• Nous ne sommes pas responsables des pertes indirectes : perte de revenus, refus ou retards de paiement de la RAMQ, perte de clientèle, perte de données non exportées avant la fin du délai de conservation.
• Notre responsabilité totale, pour toute cause, est limitée aux sommes payées par la clinique pendant les 12 mois qui précèdent l'événement.
• Ces limites ne s'appliquent pas à une faute intentionnelle ou lourde, ni à un préjudice corporel ou moral causé à autrui, ni à ce que la loi interdit de limiter.

21. Indemnisation

La clinique nous indemnise des réclamations de tiers qui résultent d'une utilisation de Perceo contraire à ces conditions ou à la loi, par elle ou ses utilisateurs, en particulier une captation sans consentement. Nous indemnisons la clinique des réclamations de tiers selon lesquelles Perceo, utilisé correctement, viole leurs droits de propriété intellectuelle.

22. Confidentialité

• Chaque partie garde confidentielles les informations non publiques de l'autre, et les utilise seulement pour ce contrat.
• Les renseignements personnels sont traités selon la politique de confidentialité et l'entente de traitement.
• Toute personne qui travaille pour nous signe un engagement de confidentialité avant d'avoir accès aux données.

23. Force majeure

Aucune partie n'est responsable d'un retard ou d'un manquement causé par un événement hors de son contrôle et imprévisible : panne majeure d'un fournisseur ou d'Internet, cyberattaque d'ampleur, catastrophe, décision d'une autorité. La partie touchée avise l'autre et reprend ses obligations dès que possible.

24. Modifications des conditions

• Nous pouvons modifier ces conditions. Chaque version porte un numéro et une date, et les versions antérieures restent consultables.
• Un changement important est annoncé par courriel à la clinique et sur cette page au moins 30 jours avant son entrée en vigueur.
• Si la clinique refuse un changement important, elle peut résilier sans pénalité avant son entrée en vigueur.

25. Langue, droit applicable et tribunaux

• Ces conditions sont rédigées en français. Une traduction peut être fournie; la version française fait foi.
• Elles sont régies par les lois du Québec et les lois du Canada qui s'y appliquent.
• Tout litige relève des tribunaux compétents du Québec.

26. Dispositions générales

• Intégralité : ces conditions, l'entente de traitement et le bon de commande forment tout l'accord entre les parties.
• Divisibilité : si une clause est jugée invalide, les autres restent en vigueur.
• Cession : la clinique ne peut céder le contrat sans notre accord écrit. Nous pouvons le céder à une société qui reprend Perceo, en maintenant les mêmes protections.
• Avis : les avis sont donnés par courriel, à l'adresse de l'administrateur de la clinique et à la nôtre.
• Renonciation : ne pas exercer un droit ne veut pas dire y renoncer.
• Relation : les parties sont indépendantes. Rien ici ne crée une société ni un mandat de facturation.

27. Nous joindre